Statt zusammen im Büro, sitzen wir jetzt social distanced zu Hause. So wird jede Rückfrage zu einer Email. Wir telefonieren häufiger und ständig kommt eine neue Einladung zum Zoom oder Face-Time Meeting. Viele Unternehmen, aber auch Selbstständige und Freelancer kämpfen gerade um ihr wirtschaftliches Überleben und können es sich nicht leisten, ihre Kommunikation untereinander, mit bestehenden und neuen Kunden runterzufahren. Doch rein digitale Kommunikation ist bekanntermaßen nicht immer konfliktfrei. Getipptes wird schon mal missverstanden. Das Warten auf wichtige Antworten macht Menschen ungeduldig. Wir haben darum mit Kommunikationsexpertin Yvonne Birkel von Polarlicht Consulting darüber gesprochen, wie wir aus dem Home Office mit KollegInnen und Kunden produktiv kommunizieren können.

Liebe Yvonne, wir reden alle gerade vor allem digital miteinander. Eigentlich müsste das doch jetzt alles viel effizienter laufen, dachten wir. Aber irgendwie schreiben, telefonieren und zoomen wir jetzt mehr hin und her als früher. Was machen wir falsch?

Wir machen gar nichts falsch. Wir merken nur gerade, dass es nicht so gut klappt, wenn wir versuchen alles wie vor der Corona-Krise zu machen – aber unter ganz anderen Voraussetzungen. Alles hat sich ins Haus oder in die Wohnung verlagert: Freizeit, Arbeit, Homeschooling und Kinderbetreuung, Kinderspielzeit, Paarzeit und Sport. Wir übernehmen als Eltern in Zeiten von Stayhome auch die Aufgaben der Lehrer oder Kita-Betreuung. Es dauert immer eine Weile, bis sich eine neue Normalität und neue Strukturen einstellen. Wie lange der Zustand dauert, hängt maßgeblich davon ab, wie schnell wir die neuen Gegebenheiten annehmen, unrealistische Ansprüche an uns loslassen und uns damit an die neue Situation besser anpassen.

Quasi über Nacht hat sich unser Arbeitsleben komplett ins Home Office verlagert. Offene Themen, Ideen und Dinge, die wir längst mal ansprechen wollten, mussten wir dann mit nach Hause nehmen. Wie kommunizieren wir jetzt sinnvoll mit unseren KollegInnen? Wie priorisieren wir Themen, To-Dos, über die wir reden müssen bzw. wollen?

Ganz wichtig ist jetzt bei sich zu bleiben und sich zu fragen: Wie kann das leicht gehen? Wie kann ich das bestmöglichste Ergebnis für mich erzielen mit dem geringsten Einsatz? Nicht etwa, weil wir keine hohen Ansprüche an uns hätten. Sondern weil wir gerade jetzt noch bewusster mit unserer Zeit und Aufmerksamkeit sein sollten. Und es zeugt von Respekt, wenn wir so auch mit der Zeit unserer Kollegen oder Mitarbeiter umgehen. Dazu kann man sich vor einem virtuellen Meeting oder Telefonat zum Beispiel fragen: Welches Ergebnis wünsche ich mir? Welche Frage habe ich ganz konkret? Was brauche ich um xy fertig machen zu können? Wer den Überblick über seine To-Do-Liste verliert, dem  empfehle ich, sich eine Sache rauszupicken: Was ist die eine Sache, die ich unbedingt erledigen möchte, damit ich heute Abend zufrieden ins Bett gehen kann? 

Wir arbeiten als Working Moms ja gerade nicht nur von zu Hause, sondern auch zu den unüblichsten Zeiten, da wir uns tagsüber um die Kinder kümmern. Dienstleister, Kunden oder Kollegen erwarten aber schnelle Antworten und Reaktionen. Wie können wir damit umgehen?

Die Antwort steckt quasi schon in der Frage: Hier geht es um die Erwartungen, die andere vermeidlich an uns haben und die wir selbst an uns stellen. Oft vermischen wir nämlich beides miteinander. Ist es wirklich richtig, dass ich gerade jetzt in der Ausnahmesituation 9-to-5 erreichbar sein muss? Gehen meine Kunden wirklich davon aus? Meist reagieren die Kunden wirklich sehr verständlich, wenn man ihnen erklärt, dass es aktuell zu geänderten Arbeitszeiten kommt und diese auch offen kommuniziert. Aber noch wichtiger ist die Kommunikation und Vereinbarung mit sich selbst: Wann kann ich mir konzentrierte Arbeitszeiten einräumen und voll bei der Arbeit sein und wann bin ich mit dem Kopf und mit dem Herzen auch voll bei meinem Kind oder Kindern und lasse mein Handy bewusst auf dem Schreibtisch? Wichtig ist dabei auch, dies an seinen Partner und seine Kinder zu kommunizieren – das kommt natürlich auch auf das Alter der Kinder an.  

Selbstständige Mütter, aber auch Working Moms in Unternehmen, müssen jetzt schauen, dass sie ihren Kunden weiterhin zeigen, dass sie zuverlässige und vertrauenswürdige Partner bzw. Dienstleister sind. Welche Art von Kommunikation empfiehlst Du dafür?

Ehrlichkeit währt am längsten. Wir sind alle Menschen. Und wir haben Verständnis für das Verhalten anderer, wenn wir ihre Beweggründe kennen. Wer sagt denn, dass wir unzuverlässiger sind, nur weil wir nicht sofort ans Telefon gehen und unsere Emails nur zweimal am Tag checken, statt alle zwei Minuten? Es sind unsere eigenen Erwartungen an uns selbst, die uns so schwer auf dem Gewissen liegen. Auch Angst vor Ablehnung oder geringere Anerkennung für die eigene Leistung spielen dabei eine Rolle. Diese Angst ist aber in den meisten Fällen völlig unbegründet, wenn man offen kommuniziert: Wie ist meine Erreichbarkeit. Wann sind verfügbare Zeiten für Telefonate und Videokonferenzen. Ich welchem Zeitraum beantworte ich zeitnah Emails. Und was für die Nerven hilft: In den meisten Jobs retten wir keine Leben – das dürfen wir uns auch ab und zu vor Augen führen.

Es ist auch wichtig nicht so hart mit sich selbst zu sein: Ein wichtiges Telefonat fällt in die Familien-Spielzeit? Es ist schon mal ok sein Kind vor einem altersgerechten Spiel oder einer geeigneten Netflix-Serie zu parken. Das macht uns nicht so weniger guten Müttern! Auch da kommt es natürlich auf das Alter der Kinder an. 

Wegen der Schließungen, Ausgangssperren und Veranstaltungsverbote zur Covid-19-Eindämmung, brechen an vielen Stellen Kunden weg und damit auch der Kontakt ab. Wie reagieren wir da kommunikativ am besten drauf?

Hier ist es wichtig mit sich und seinen Bedürfnissen erstmal in Kontakt zu treten: Was brauche ich denn jetzt gerade? Möchte ich mich meinen Kunden mitteilen und aktiv neue Projekte anstoßen oder brauche ich gerade Pause und Zeit, um mich neu zu sortieren mit Job und Familie? Im Außen wird uns gerade suggeriert, dass wir jetzt alle ja so viel Zeit hätten und endlich alle Projekte und To Do´s angehen könnten, die wir schon immer mal umsetzen wollten. Aber trifft das auf mich zu? Bin ich mental jetzt auch in der Verfassung mir noch mehr aufzuhalsen? Oder bin ich mit der Organisation innerhalb der Familie gerade völlig ausgelastet? In meinem Alltag, ich bin Mama eines 7jährigen Sohnes und Selbstständig, habe ich nämlich gerade viel weniger Zeit für meine Arbeit. Also kommt es darauf an, realistisch mit dieser Zeit zu planen. Die Kommunikation können wir jetzt verstärkt auch mit Freunden und Familienmitgliedern über Telefonate und Videokonferenzen halten. Ich finde es zum Beispiel schön, mich abends digital mit Freundinnen auf ein Glas Wein zu verabreden. 

Wo Kunden wegfallen, müssen neue her, damit der Betrieb weiterläuft. Ist Neukundenakquise jetzt überhaupt möglich?

Es kommt gerade verstärkt darauf an, in welchem Berufszweig man arbeitet. Ob es jetzt Sinn macht sich auf die Neukundenakquise zu fokussieren oder eher noch etwas abzuwarten, kann mit zwei anderen Fragen beantwortet werden: Welche Probleme meines Kunden löse ich mit meiner Dienstleistung oder meinem Produkt? Und: Welchen Mehrwert biete ich meinen Kunden? Denn wir kaufen dann etwas, wenn wir uns davon die Lösung eines Problems erhoffen. Wir kaufen ein Produkt oder eine Dienstleistung, weil wir uns von der Nutzung ein ganz bestimmtes Gefühl erhoffen. Herauszufinden, welches Gefühl deine Zielgruppe sich wünscht und welche konkrete Lösung von welchem Problem ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Neukundenakquise. Das gilt übrigens generell auch außerhalb der Corona-Krise!

Welche Tipps für die Neukundenakquise hast Du hier für uns?

Eine allgemeingültige Aussage kann ich hier leider nicht treffen, weil die Marketing-Strategie ganz stark von der Zielgruppe abhängt und von der Person der Unternehmerin. Ich kann beispielsweise eine Menge Tipps geben, wie man jetzt Sichtbarkeit über Social-Media-Marketing oder PR erreichen kann, aber wer keine Freude daran hat und für wen es eine Belastung ist, der wird damit nicht erfolgreich sein. Es ist wichtig die Strategie der Neukundenakquise auf sich individuell anzupassen. Du bist hundertmal erfolgreicher, wenn du aus intrinsischer Motivation handelst, als wenn du einen Plan vorgesetzt bekommst, der nicht zu dir, deinem Marketing-Budget oder deiner Zielvorstellung passt. Du wirst vor allem auch dann erfolgreich sein, wenn du 100prozentig von deinem Angebot überzeugt bist! Stelle dir die Frage: Was würdest du deinen Kunden vorenthalten, wenn du mit deinem Angebot nicht rausgehst? Und: Würdest du es kaufen? Wenn ja: Perfekt! Nutze als erstes deine eigenen Kommunikationskanäle! Das kann zum Beispiel dein Newsletter sein, deine Website (SEO wichtig!) deine Social-Media-Kanäle, du kannst dich über Pressearbeit als Experte positionieren, Webinar geben oder zum Bespiel als Gast in einem Podcast mit einer großen Hörerschaft auftreten. Es gibt so unglaublich viele tolle Möglichkeiten – auch jetzt in der Corona-Krise. Frage dich aber immer: Welches Ziel verfolgst du mit deinen Kommunikationsmaßnahmen und was hat deine Zielgruppe davon? Diese zwei Dinge helfen dir dabei, deine Zeit und dein Marketing-Budget sinnvoll einzusetzen. 

Mehr zu Yvonne Birkel findet ihr unter Polarlicht Consulting.

Empfohlene Beiträge